Jose Ramon Vindel Ruas
POTENCIACIÓN DE LA MISIÓN DEL PROPIO DEPARTAMENTO Y DE LA IMAGEN DE LA EMPRESA
La aportación personal de la secretaria en cuanto a potenciación de la misión del propio departamento y de la imagen de la empresa ha de basarse, en todo caso, en la eficaz realización de las tareas que tenga encomendadas y en el mantenimiento de unas adecuadas relaciones interpersonales, en su entorno profesional
Respecto a sus "relaciones interpersonales", las secretarias participantes recibirán cumplida información, procedentes ejemplos y ejercicios prácticos, de verdadero interés en el capítulo 7, RELACIONES PÚBLICAS" de este seminario.
Por otro lado, la eficaz realización de las numerosas y variadas tareas generalmente asumidas por la secretaria, le permitirán a ésta ofrecer una importante y significativa aportación al propio departamento y a la empresa, y, consecuentemente, potenciar su imagen personal y profesional. Entre tales tareas, merece relacionarse las siguientes: ( 1 )
- Correos:
Recepción, registro, distribución, transmisión para la firma, expedición.
- Trabajos corriente de escritura y reproducción:
Textos diversos -cartas, telegramas, notas, extractos, resúmenes, avisos, circulares, informes, memorias, actas, pedidos, etc.- que transcribir, traducir o redactar de manera más o menos independiente, planteamiento de estadísticas, cuadros o gráficos. Trabajos de copia y reproducción mediante máquina de escribir, ordenador personal e impresora.
- Documentación, clasificación y archivo:
(Ver 2.3, LA DOCUMENTACIÓN, en apartado precedente)
- Preparar:
Disponer los útiles de trabajo del jefe. Formar y tener a punto los expedientes. reunir documentación y ciertos elementos de decisión; llevar a cabo investigaciones o estudios preliminares.
- Comunicar:
Transmitir directrices, instrucciones e informaciones. Explicar, interna y externamente, el porqué de ciertas medidas y decisiones. Informar a los demás, caso de impedimento o ausencia del jefe; indicar, caso de urgencia, dónde puede hallársele. Tener al corriente al jefe de todo lo que pueda interesarle (cuando se halle presente, antes de que se ausente y a su vuelta).
- Organizar:
Preparar entrevistas, reuniones y manifestaciones diversas. - Organizar los viajes. - Agrupar las citas y visitas, reduciendo las interrupciones al mínimo. - Garantizar la tranquilidad del jefe durante ciertas horas de la jornada; protegerle de los intrusos, sin por ello "secuestrarlo". - Facilitar la tramitación de documentos.
- Seguir y controlar:
Vigilar los asuntos en curso, continuar las gestiones que se hallen en espera o suspenso, llevar a cabo las sustituciones necesarias. - Recordar a tiempo los plazos y citas que deben respetarse.
- Servir de agente de enlace:
Recibir, introducir y despedir a los visitantes. - Pedir, realizar, recibir, filtrar y pasar la comunicación telefónica. - Atenuar -escuchando, comentando y exponiendo las cosas- el efecto de manifestaciones descomedidas (amortiguar los choques, conciliar).
( 1 ) Resulta obvio que las tareas de la secretaria y sus atribuciones varían de forma considerable según la posición jerárquica, el nivel y el carácter del superior, así como la organización del propio departamento y el "prestigio" de la misma secretaria.